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總覽

在這個實驗室，您會支援一間虛構的公司。請完成各項實驗室活動，協助該公司員工運用 Google 試算表。

Thomas Omar 和 Seroja Malone 創立了小型家庭烘焙坊 On the Rise Bakery，販售多國風味與懷舊烘焙製品。兩人從美國紐約市發跡，持續在北美各地展店，目前據點遍布全球。由於公司規模擴大，多間店面聘請了員工來監督日常營運。

Google 試算表內建多項實用工具，可讓使用者輕鬆驗證試算表中的資料。

在本實驗室中，您將使用試算表設定文字和數值的格式，準備印在烘焙製品的價格標籤上。另外，您也會學習如何移除重複資料和建立資料驗證規則，幫助 On the Rise Bakery 向顧客傳送行銷電子郵件。

目標

您將瞭解如何執行下列工作：

• 排序及篩選資料。
• 設定數值和文字的格式。
• 使用函式清理資料。
• 建立資料驗證規則。

事前準備

如果您未曾使用過 Google 試算表，建議先修習下列課程：Google Sheets 與 Google Sheets - Advanced Topics。

下列實驗室也能幫助您順利上手：Google 試算表：開始使用。

設定和需求

點選「Start Lab」之前

請詳閱下列操作說明。實驗室活動會計時，而且無法暫停。點選「Start Lab」後就會開始計時，並顯示您可以使用 Google Workspace 資源多久。

您會在實際雲端環境完成這個 Google Workspace 實作實驗室的活動，而非模擬或示範環境。您會取得新的臨時憑證，可以在實驗室活動期間登入及存取 Google Workspace。

需求

如要完成這個研究室活動，請先確認：

• 可以使用標準的網際網路瀏覽器 (Chrome 瀏覽器為佳)。
• 預留足夠時間。請留意左側面板頂端的時間，這是完成所有步驟的預計所需時間。請做好規劃，把握時間完成實驗室。開始進行實驗室之後，就無法暫停再繼續。每次進行實驗室時，都會從步驟 1 開始。
• 您「不」需要 Google Workspace 帳戶，本實驗室會提供帳戶。

請開啟無痕視窗來執行這個實驗室。 實驗室提示您登入控制台時，務必使用實驗室提供的學員帳戶，這樣活動追蹤功能才能確認您是否完成實驗室活動。

開始進行實驗室

1. 準備就緒後，請點按「Start Lab」。

   「Lab Details」窗格會顯示在本實驗室中登入 Gmail 時，必須使用的暫時憑證。

   如果實驗室會產生費用，畫面中會出現選擇付款方式的彈出式視窗。

2. 點按「Open Google Sheets」。

   接著，實驗室會啟動相關資源，並開啟另一個分頁顯示「登入」頁面。

   提示：您可以在不同的視窗並排開啟分頁。

3. 如有必要，請將下方的 Username 貼到「登入」對話方塊：

   {{{user_0.username | "Username"}}}

4. 點按「Next」。

5. 複製下方的 Password，並貼到「歡迎使用」對話方塊：

   {{{user_0.password | "Password"}}}

6. 點按「Next」。

7. 顯示提示時，請同意所有條款及細則。

Google 試算表隨即開啟，您會登入學員 Google 帳戶。

工作 1：排序資料

在這項工作中，您將開啟 Google 試算表檔案，並使用排序功能整理資料。

複製試算表

1. 在實驗室操作說明的左側面板中，對「Open Google Sheets」按一下滑鼠右鍵，選取「在無痕視窗中開啟連結」，然後登入學員帳戶。

2. 對 On The Rise Bakery Customers and Items 檔案按一下滑鼠右鍵，點選「在無痕視窗中開啟連結」來開啟這個試算表。

3. 依序點選「檔案」>「建立副本」。

4. 在互動視窗中點選「建立副本」，並將工作表副本儲存至「我的雲端硬碟」。

排序指定範圍

處理大型資料集時，如果想快速查看必要儲存格，排序資料是相當有效的做法。Google 試算表能讓使用者按照字母或數字順序來排序資料。您可選擇依欄排序整份工作表，或是排序指定範圍內的儲存格。

1. 在試算表的左下方，點選標示為 Items 的工作表，查看特定 On the Rise Bakery 商品的資料。

2. 如要凍結第一列，請依序點選頂端的「查看」>「凍結」>「1 列」。

   這麼做可確保排序記錄時，標題不會受到影響。

3. 如要依 Number of Items 遞增排序，請對資料欄 C 的標題按一下滑鼠右鍵，然後點選「排序工作表 (A 到 Z)」。

注意：您也可將篩選器套用至指定的資料範圍，接著排序任一欄的資料。工作 2 會進一步說明篩選功能的使用方式。

使用 SORT 函式

SORT 函式可根據一或多個資料欄中的值，排列試算表的資料列順序。使用 SORT 函式時，必須提供下列參數：

• range：待排序的資料。
• sort_column：做為排序依據的值範圍。
• is_ascending：指定 sort_column 的排序方向。TRUE 表示以遞增順序排列；FALSE 表示以遞減順序排列。

1. 在試算表左下方，點選「新增工作表」圖示 (+) 來新增另一份工作表。

2. 對新工作表名稱按一下滑鼠右鍵，點選「重新命名」並輸入「Items Sorted By Unit Price」。

3. 在新工作表的儲存格 A1，貼上或輸入「=SORT(Items!A1:Items!C15, Items!B1:Items!B15, FALSE)」。

   以這個公式為例，排序範圍為「Items」工作表的儲存格 A1:C15，排序欄為資料欄 B，當中含有每項商品的單價。FALSE 則代表資料應依遞減排序。

SORT 函式也可讓您按多個資料欄排序資料。如要這麼做，請選取要做為排序依據的其他欄，並將 sort_column 和 is_ascending 的值附加到各欄公式結尾。詳情請參閱這篇說明中心文章。

注意：只有排序過的輸出內容不必調整時，才適合使用 SORT 函式。如果在資料排序後變更儲存格，會導致 #REF! 錯誤。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。排序資料

工作 2：篩選資料

烘焙坊目前沒有肉桂，因此想將肉桂捲從試算表中排除，但不刪除受影響的資料列。篩選資料可助您分析試算表中的一部分資料。在這項工作中，您將建立篩選器和篩選檢視畫面，協助 On The Rise Bakery 更新試算表。

注意：建立篩選器之後，所有可查看試算表的使用者將看見與先前不同的資料。您也可建立僅限自己查看的篩選檢視畫面，這樣即使篩選或排序資料，也不會干擾協作者或影響基礎資料。

建立篩選器

1. 返回 Items 工作表。

2. 選取資料欄 A，然後依序點選頂端的「資料」>「建立篩選器」。

3. 點選儲存格 A1 中顯示的「篩選器」圖示 ，即可查看篩選器選項。

4. 點選或將游標移至下列選單項目來瀏覽選項：

   • 依顏色篩選
   • 依條件篩選
   • 依值篩選

5. 如要篩除肉桂捲，請在「依值篩選」下方，清除「Cinnamon bun」旁的勾號，然後點選「確定」。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。建立篩選器

6. 如要移除篩選器，請依序點選頂端的「資料」>「移除篩選器」。

建立篩選檢視畫面

1. 選取儲存格 A1。

2. 依序點選頂端的「資料」>「+ 建立篩選器檢視畫面」。

3. 如要篩除肉桂捲，請選取儲存格 A1 中的「篩選器」圖示，接著按照先前步驟操作即可。

4. 如要儲存篩選檢視畫面，請依序點選「資料」>「檢視選項」>「儲存檢視畫面」>「儲存」。

建立篩選檢視畫面之前，請務必先選取所需的儲存格。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。建立篩選檢視畫面

5. 如要刪除篩選檢視畫面，請依序點選頂端的「資料」>「檢視選項」>「刪除分頁中的所有檢視畫面」。

工作 3：設定資料格式

您可利用 Google 試算表函式來控管文字和執行計算。On The Rise Bakery 需要製作用於商品陳列架的價格標籤，而這會用到 Google 試算表中的資料。在這項工作中，您將使用函式設定資料格式，準備要列印的標籤。

截短數值

1. 在儲存格 E1，輸入「Truncated Unit Prices」。

   您會發現「10 個甜甜圈球」的單價顯示到小數點後五位，其他商品則只顯示到後四位，這時就能運用截斷函式來限制顯示的小數位數。

2. 在儲存格 E2，輸入或貼上「=TRUNC(B2, 4)」。

3. 點選該儲存格右下角的藍色小方塊，並向下拖曳游標，將公式套用至同一欄的其餘儲存格。

設定貨幣格式

1. 如要計算每個菜單品項的總費用，請在儲存格 D2 輸入或貼上「=B2*C2」。

   這個公式會將單價乘以商品數量。

2. 如要將總費用四捨五入到小數點後兩位，請將儲存格 D2 的公式改成「=ROUND(B2*C2, 2)」。

3. 將公式套用至資料欄 D 的其餘儲存格。

4. 如要將數值格式設定為貨幣，請按一下資料欄 D 的灰色欄標籤來選取該欄，然後依序點選頂端的「格式」>「數值」>「貨幣」。

   Google 試算表的貨幣格式選項不僅能調整小數點後顯示的位數，還可新增貨幣符號。同樣地，您也能用工具列的「減少小數位數」選項 ，直接減少顯示的小數位數，不必變更儲存格中的基礎資料。

在本練習中輸入公式時，系統可能會讓您選擇是否要自動填入資料欄的其餘資料列。如要瞭解詳情，請參閱「自動建立一系列的內容或清單」一文。

設定文字格式

On the Rise Bakery 還必須確保菜單上的商品說明正確使用大寫字母。

1. 如要插入新的資料欄，請對資料欄 B 標籤按一下滑鼠右鍵，然後點選「向左插入 1 欄」。

2. 在儲存格 B1，輸入「Formatted Name」。

3. 如要讓各食物品項名稱的每字字首大寫，請輸入或貼上「=PROPER(A2)」。

4. 將這個公式套用至資料欄 B 的其餘儲存格。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。設定數值和文字的格式

工作 4：驗證資料

On The Rise Bakery 需要確定顧客郵寄清單只包含有效的電子郵件地址。在這項工作中，您將建立資料驗證規則，確認所有電子郵件地址的格式都正確無誤。

使用函式驗證資料

1. 在標示為 Customers 的工作表中，選取儲存格 D2，然後依序點選頂端的「插入」>「函式」>「資訊」>「ISEMAIL」。

2. 在公式的括號中輸入「C2」，將公式寫為「=ISEMAIL(C2)」。

3. 將公式套用至同一欄的其餘資料列。

使用規則驗證資料

1. 選取儲存格 D2:D100，然後依序點選頂端的「資料」>「資料驗證」>「+ 新增規則」。

   側欄會隨即開啟，顯示資料驗證規則的選項，其中「儲存格範圍」欄位應會預先填入「Customers!D2:D100」。

2. 從「條件」旁邊的下拉式選單選取「文字包含」。

注意：您也可使用資料驗證規則，檢查儲存格中的文字是否為有效電子郵件地址或網址。

3. 在輸入框中輸入「True」並點選「完成」。

已完成的驗證規則應如下所示：

設定 Google 試算表的資料驗證規則，即可限制能輸入工作表儲存格中的值。您可為工作表定義一或多個資料驗證規則。通常在工作表中，最好為需要限制使用者輸入值的每個資料欄，分別定義合適的資料驗證規則。

隨堂測驗

點選「Check my progress」，確認目標已達成。使用函式和正確的規則驗證資料

4. (選用) 運用資料驗證規則測試 ISDATE 或 ISNUMBER。請在資料欄 E 填入範例資料，並在資料欄 F 進行驗證。

工作 5：清理資料

在這項工作中，您將移除重複資料列和重複內容，協助 On the Rise Bakery 清理資料。

標出重複內容

On The Rise Bakery 想知道單一電子郵件地址是否與多位顧客相關聯。

1. 依序點選頂端的「格式」>「條件式格式設定」。側欄會隨即開啟，顯示條件式格式規則選項。

2. 在「套用範圍」部分，輸入「C1:C100」。

3. 在「格式規則」下方的「儲存格符合以下條件時套用指定格式」部分，選取「自訂公式：」。

4. 在「值或公式」部分，輸入或貼上「=COUNTIF(C:C,C1)>1」。

   您可以設定儲存格、資料列或資料欄的格式，為符合特定條件的項目套用其他文字或背景顏色。這個公式會檢查電子郵件地址是否在該欄中出現多次。

5. 找到「填滿顏色」圖示 ，並選取紅色。

6. 點選「完成」。

裁剪空白字元

On The Rise Bakery 想在電子郵件中以名字稱呼顧客。

1. 在儲存格 G1，輸入「Personalized Greeting」。

2. 在儲存格 G2，輸入或貼上「=CONCATENATE("Hello ", A2, ",")」，然後將這個公式套用至同一欄的其餘儲存格。

   CONCATENATE 函式可用來串連文字字串。在本例中，這個公式結合了「Hello」一詞、顧客名字和半形逗號。不過，儲存格 G2 的輸出結果似乎與該欄其他儲存格不同。

3. 如要裁剪空白字元，請將儲存格 G2 的公式改成「=CONCATENATE("Hello ", TRIM(A2),",")」。

   TRIM 函式會移除文字中開頭、結尾和重複的空格。搭配使用 TRIM 和 CONCATENATE 函式，即可確保「Personalized Greeting」欄的格式正確。

移除重複內容

1. 選取資料欄 C，然後依序點選頂端的「資料」>「資料清除」>「移除重複內容」。

2. 點選「擴展至 A:D」。

3. 在「移除重複內容」對話方塊中，依序選取「資料包含標題列」和「要分析的資料欄」下方的「全選」。

4. 點選「移除重複內容」。

5. 畫面上會顯示已移除的重複資料列數，點選「確定」或「X」即可關閉對話方塊。

注意：完成這項工作的過程中，您或許有注意到一些「清除建議」或「欄統計資料」。如要瞭解詳情，請參閱「使用 Google 試算表智慧清理功能準備要分析的資料」一文。

點選「Check my progress」，確認目標已達成。清理資料

恭喜！

您已成功設定價格標籤的文字和數值格式，也學會如何移除重複的資料，並建立資料驗證規則。

後續步驟/瞭解詳情

如要進一步瞭解 Google 試算表，請參考下列資源：

• 參閱清理資料的 10 大祕訣。
• 查看實用的 Google 試算表一覽表。
• 參閱 Google 試算表效率提升指南，瞭解這項產品還有哪些功能。
• 前往 Google Workspace 學習中心，查看 Google 試算表祕訣、範本等實用內容。

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使用手冊上次更新日期：2024 年 5 月 29 日

實驗室上次測試日期：2024 年 5 月 29 日

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